Forschungszulage beantragen: der Ablauf in sechs Schritten.

Überblick: zwei Stellen, sechs Schritte

Die Forschungszulage wird in einem zweistufigen Verfahren beantragt. Zuerst bestätigt die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ), dass euer Vorhaben Forschung und Entwicklung ist. Danach beantragt ihr beim Finanzamt die Zulage auf die tatsächlich entstandenen Kosten. Die Grundlagen zu Höhe und Voraussetzungen stehen im Ratgeber Forschungszulage.

Schritt 1: Vorhaben identifizieren und abgrenzen

Am Anfang steht die Frage, welche eurer Projekte überhaupt Forschung und Entwicklung enthalten – und wie ihr sie zuschneidet. Ein Vorhaben im Sinne des Gesetzes ist eine abgegrenzte Aufgabe mit klaren Zielen, Arbeitsschritten und Kriterien, an denen sich das Ergebnis messen lässt (§ 2 Abs. 3 FZulG).

Der Zuschnitt ist der wichtigste Hebel im ganzen Verfahren. Wird ein Vorhaben zu breit gefasst, mischt sich Routinearbeit mit dem technischen Kern und die BSFZ fragt nach. Wird es zu eng gefasst, bleiben förderfähige Kosten liegen. Bewährt hat sich: ein Vorhaben pro klar benennbarer technischer Fragestellung.

Schritt 2: Antrag bei der BSFZ stellen

Der Antrag auf Bescheinigung wird online im Webportal der BSFZ gestellt. Dafür registriert ihr euer Unternehmen einmalig; signiert wird mit einem ELSTER-Organisationszertifikat, dessen Ausstellung bis zu 14 Tage dauern kann. Pro Vorhaben füllt ihr dann ein Formular mit Projektbeschreibung, Zeitraum und geplantem Personaleinsatz aus. Die Beschreibung erfolgt in begrenzten Textfeldern – jedes Wort muss sitzen.

Ihr könnt den Antrag vor, während oder nach dem Vorhaben stellen. Bei laufenden Projekten hat ein früher Antrag einen Vorteil: Ihr wisst früh, ob das Vorhaben trägt, und könnt die Dokumentation darauf ausrichten.

Schritt 3: Rückfragen beantworten

Rückfragen der BSFZ sind häufig und kein schlechtes Zeichen. Meist geht es darum, worin genau die technische Unwägbarkeit lag oder wie sich das Vorhaben vom Stand der Technik abhebt. Antwortet konkret und technisch – mit dem Problem, den verworfenen Lösungswegen und dem Grund, warum bekannte Ansätze nicht ausreichten.

Schritt 4: Bescheinigung erhalten

Die Bescheinigung stellt fest, dass das Vorhaben die Voraussetzungen des § 2 FZulG erfüllt, und begründet das. Das Finanzamt ist an diese fachliche Entscheidung gebunden und prüft danach die übrigen Voraussetzungen – vor allem die geltend gemachten Kosten, außerdem etwa KMU-Status und Doppelförderung.

Wird die Bescheinigung abgelehnt, lohnt es sich, die Begründung genau zu lesen. Oft liegt es nicht am Vorhaben selbst, sondern an Zuschnitt oder Darstellung. Gegen die Ablehnung könnt ihr innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen.

Schritt 5: Antrag beim Finanzamt über ELSTER

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in dem die Kosten entstanden sind, stellt ihr den Antrag auf Forschungszulage elektronisch über ELSTER beim zuständigen Finanzamt (§ 5 FZulG). In der Regel übernimmt das eure Steuerberatung. Im Antrag werden die bescheinigten Vorhaben und die förderfähigen Aufwendungen so genau angegeben, dass eine Überprüfung möglich ist:

• Personalkosten je Mitarbeitendem und FuE-Anteil
• Eigenleistungen von Einzelunternehmern oder Gesellschaftern in Stunden
• Entgelte für Auftragsforschung
• Wertminderung von Wirtschaftsgütern, die nur im Vorhaben genutzt werden
• Angaben zu anderen Förderungen und zu verbundenen Unternehmen

Achtet auf die Frist: Der Antrag muss innerhalb von vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres gestellt werden, in dem der Anspruch entstanden ist – für 2022 also bis zum 31.12.2026.

Ein Antrag pro Wirtschaftsjahr umfasst alle bescheinigten Vorhaben dieses Jahres. Laufen Vorhaben über mehrere Jahre, stellt ihr jedes Jahr einen neuen Antrag beim Finanzamt – die Bescheinigung gilt für alle darin bescheinigten Wirtschaftsjahre weiter (für künftige Jahre höchstens drei volle Wirtschaftsjahre). Ändern sich die bescheinigten Grundlagen des Vorhabens, braucht ihr eine neue Bescheinigung.

Schritt 6: Festsetzung, Anrechnung und Auszahlung

Das Finanzamt setzt die Zulage in einem Forschungszulagenbescheid fest und rechnet sie bei der nächsten Steuerfestsetzung auf die Einkommen- oder Körperschaftsteuer an. Ein Überschuss wird ausgezahlt. Auf Antrag muss das Finanzamt die laufenden Steuervorauszahlungen schon vorher herabsetzen.

Was in einen guten BSFZ-Antrag gehört

• Ziel: Was soll technisch erreicht werden – messbar formuliert?
• Stand der Technik: Was gab es bereits, und warum reicht das nicht?
• Unwägbarkeit: Welche technische Frage war zu Beginn offen? Welche Risiken bestanden?
• Vorgehen: Welche Arbeitspakete, Versuche, Prototypen oder Iterationen sind geplant?
• Neuheit: Was ist am Ergebnis neu – für euer Unternehmen und gegenüber dem Stand der Technik in eurer Branche?
• Abgrenzung: Welche Tätigkeiten gehören nicht zum Vorhaben, etwa Serienvorbereitung oder Vertrieb?

Wie lange dauert es, und was kostet es?

Nach der Verordnung soll die BSFZ innerhalb von drei Monaten nach Vorlage der vollständigen Unterlagen entscheiden (§ 5 Abs. 3 FZulBV). Rückfragen verlängern das Verfahren. Bis zum Geld kommt die Zeit bis zum Ende des Wirtschaftsjahres und bis zur Steuerfestsetzung hinzu. Bei rückwirkenden Jahren entfällt das Warten auf das Jahresende.

Die BSFZ erhebt derzeit keine Gebühren – auch nicht für mehrere Vorhaben pro Jahr. Gesetzlich wären Gebühren ab der zweiten Bescheinigung eines Wirtschaftsjahres möglich (§ 6 Abs. 5 FZulG).

Selbst beantragen oder begleiten lassen?

Den Antrag könnt ihr selbst stellen. Der Aufwand liegt weniger im Formular als in der Frage, wie sich euer Vorhaben überzeugend darstellen lässt. Wer das zum ersten Mal macht, unterschätzt oft, wie präzise die Unwägbarkeit herausgearbeitet werden muss.

Eine Begleitung lohnt sich vor allem bei mehreren Vorhaben, bei rückwirkenden Jahren und wenn ihr die Dokumentation für spätere Betriebsprüfungen gleich mit aufsetzen wollt. Woran ihr eine gute Beratung erkennt, steht unter Forschungszulage-Beratung. Wie viel für euch drin ist, zeigt der Forschungszulage-Rechner.

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